Shto arkëtim

Hapat e nevojshëm

1. Aksesimi i Formularit të Arkëtimit

   Tek lista navigimit në anën e majtë, zgjedhim modulin Klientët&Shitjet. Prej aty, hapet Paneli i modulit, dhe në anën e majtë të përmbajtjes, tek gjitha funksionet/kartat, klikojmë tek karta "Arkëtim", me ç'rast hapet lista rënëse, ku prapë klikojmë "+ Arkëtim" për të vazhduar tek formulari i arkëtimit.
   
2. Identifikimi i Debitorit dhe Faturave të Hapura

   Sistemi është projektuar për të parandaluar gabimet; ai filtron automatikisht dhe ju paraqet situatën financiare të klientit në momentin e zgjedhjes. Ju nuk zgjidhni thjesht një emër, por një balancë për t'u mbyllur.
   

   Lexo më shumë

   1. Analiza e Dropdown-it: Kur klikoni në fushën Klient, lista shfaq automatikisht borxhin aktual në anën e djathtë të secilit rresht (p.sh., Lounge Bar - 80.00). Kjo ju lejon të identifikoni menjëherë klientët me detyrime të hapura.
   2. Validimi i Statusit:

   • Nëse ka borxhe: Tabela e faturave popullohet automatikisht me listën e dokumenteve të papaguara.
   • Nëse nuk ka borxhe: Sistemi shfaq njoftimin vizual: "Të gjitha faturat janë të paguara për këtë palë", duke parandaluar krijimin e arkëtimeve tepricë pa bazë fature.
3. Parametrat e Regjistrimit dhe Gjurmueshmëria

   Përpara se të alokoni paratë, duhet të përcaktoni "identitetin" e transaksionit. Këto të dhëna janë thelbësore për rakordimin bankar dhe auditimin e mëvonshëm.
   

   Lexo më shumë

   • Data (Kritike): Vendosni datën kur fondet kanë hyrë realisht në llogari, jo datën kur po bëni regjistrimin. Kjo ndikon saktësinë e raporteve të vjetërsisë së borxhit.
   • Nr. Referencës: Fushë strategjike për rakordim. Këtu shënoni numrin e transaksionit bankar, numrin e çekut, apo referencën e mandat-arkëtimit manual. Kjo lehtëson gjetjen e pagesës në të ardhmen.
   • Punëtori: Siguron përgjegjshmëri duke regjistruar se cili operator e procesoi arkëtimin.
4. Alokimi i Pagesës (Mbyllja e Faturave)

   • Shpërndarja e Shumës së Arkëtuar sipas Vjetërsisë

   Kjo është "zemra" e modulit. Këtu ju vendosni se si shuma e marrë nga klienti shpërndahet midis faturave të ndryshme të hapura.
   

   Lexo më shumë

   Tabela FATURAT ofron një pasqyrë të qartë të detyrimeve:

   • Kolona "Borxhi": Tregon shumën e mbetur për t'u paguar për secilën faturë specifike.
   • Kolona "Vlera për Pagesë" (Veprimi Juaj): Në këtë fushë, ju shkruani manualisht shumën që po paguhet për atë faturë specifike.
   • Skenari i plotë: Nëse klienti mbyll faturën, vlera duhet të jetë e barabartë me borxhin.
   • Skenari i pjesshëm: Nëse klienti paguan vetëm një pjesë, shkruani vetëm shumën e paguar. Sistemi do ta mbajë faturën hapur për diferencën e mbetur.
   • Afati i Fundit: Ndihmon në prioritizimin e pagesave për faturat më të vjetra (FIFO - First In, First Out). Sistemi hijëzon fushën e asaj fature me ngjyrë të kuqe automatikisht, nëse afati pagesës së deklaruar është tejkaluar.
5. Destinacioni Financiar dhe Finalizimi

   Hapi i fundit lidh arkëtimin me llogaritë tuaja likuide (Banka/Arka) dhe menaxhon kostot e mundshme të transaksionit.
   

   Lexo më shumë

   1. Arkëtim në (Llogaria): Përcaktoni destinacionin e fondeve. Zgjidhni Arkën për pagesa kesh, ose xhirollogarinë specifike Bankare për transferta. Ky veprim krijon anën e Debitit në ditarin kontabël.
   2. Provizion Bankar: Nëse nga shuma e paguar banka ka mbajtur komision, shënoni vlerën këtu. Sistemi do ta regjistrojë automatikisht si shpenzim bankar, duke saktësuar shumën neto që hyn në llogari.
   3. Totali dhe Regjistrimi: Fusha Totali në fund djathtas përmbledh automatikisht shumën. Ajo duhet të përputhet me totalin e shumave të futura në kolonën "Vlera për Pagesë". Klikoni Regjistro për të finalizuar transaksionin dhe për të përditësuar kartelën e klientit.
6. Ruajtja e dokumentit të arkëtimit

   Së fundmi, si shumica e dokumenteve tjera në modulin e Klientëve & Shitjeve, butonat për regjistrim, klonim të dokumentit.
   

   Lexo më shumë

   5.1. Butonat e Ruajtjes Standarde

   • Regjistro & Printo: Ruaj dokumentin në sistem dhe automatikisht gjenero një version për printim/PDF.
   • Regjistro: Ruaj dokumentin në bazën e të dhënave, duke e lënë të hapur në rast se do të dëshironi ta konvertoni më pas.

   5.2. Butoni "Të Tjera" (Opsione Fleksibile)

   Butoni Të Tjera ofron veprime të shpejta që përdoren për flukse pune më komplekse ose kur kërkohen shpejtësi në krijimin e dokumenteve të ngjashme. Klikimi mbi këtë buton shfaq një menu rënëse me opsionet:

   • Ruaje si Draft: Ruaj dokumentin pa e regjistruar atë zyrtarisht. E dobishme nëse arkëtimi nuk është finalizuar dhe ka nevojë për rishikim të mëvonshëm.
   • Regjistro dhe Të Re: Regjistron Arkëtimit aktual dhe menjëherë hap një formular krejtësisht të ri Arkëtimi për të vazhduar me dokumentin e radhës.
   • Regjistro dhe Klono: Regjistron Arkëtimin aktual, dhe menjëherë hap një formular të ri që është një kopje e saktë (klon) e dokumentit të sapo-regjistruar. 
   • Klono: Krijon një kopje të saktë të dokumentit, por pa e regjistruar kërkesën origjinale (nëse ajo është ende draft).

   5.3. Butoni "Lista" (Navigimi)

   Lista: Klikimi i këtij butoni ju dërgon direkt në faqen Lista e Arkëtimeve. Kjo është faqja kryesore ku mund të gjeni, filtroni, dhe menaxhoni të gjitha arkëtimet e krijuara në sistem (si ato draft, ashtu edhe ato të regjistruara).